51脳の若返り

マニャーナの法則で仕事を効率よく成功させる!

時間がない、仕事の量が多い、なかなか手がつけられない、

などと嘆いている人はいませんか?

そんな人におすすめの仕事術があります。

それが、「マニャーナの法則」です。

 

1.明日できる事を今日やらない仕事術

有名な仕事術の1つに「マニャーナの法則」というものがあります。

これは、明日できることを今日にやってはいけない、という仕事術です。

一見、物事の先送りのように思えてしまうかもしれませんが、

本質はそういうものではなく、かなり正攻法のタスク管理方法なのです。

一言でまとめると「仕事は、その発生と同じ日に手がけるのをできる

かぎり避ける」ということです。

 

この根底には、明日まで待てないほど緊急の仕事はない、という考えです

もちろん例外はありますが、ほとんどの仕事は今すぐやらないとダメと

いうものではありません。

実際にやらないから何か取り返しのつかない事態になるということは

あまりないのです。

 

この方法を取り入れることによって、毎日決めたことを確実に終わらせて

いくことができます。

 

たとえば、急なメールや電話などがかかってきて、急かされて

伝えられた内容をその時にすぐやっていると、本来その日にやろうと

思っていたタスクがどんどん圧迫されていき、予定が狂い、結局やる

つもりだった事が出来なかった…ということになるのです。

急な要件、急に発生したタスクなどは次の日以降の予定を立てる時に

別途取り組む時間を設けてそこで処理をするようにします。

 

こうする事で外部に影響されることなく確実に自分の計画を決めた通りの

スピードで進めていくことができるようになります。

マニャーナの法則は、重要だが緊急ではない事(本当に重要なこと)を

日々確実に実行していく上で非常に役立つ方法と言えます。

 

外部からの連絡や突発的な出来事にその都度反応してしまうと、

「緊急だが重要ではない事(本来増やすべきでないタスク)」を

しなければならない頻度が多くなるのです。

つまり、見かけの緊急度に惑わされることなく、その日に発生した

新規タスクは一旦置いといて、明日以降に予定に組み込んで実行していく

というアプローチを取っていくようにします。

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2. ビジネスが計画通りに進まない3つの理由

仕事が遅れる原因は大きく分けて3つになります。

・仕事の効率が悪いこと。

・仕事を抱えすぎていること。

・時間が足りないこと。

具体的に、1つずつ見ていきます。

(1)仕事の効率が悪い

問題は、仕事が発生するスピードが、仕事をするスピードを超えて

しまっていることです。

これには計画が甘い・集中できていない・邪魔が入る・システムが

未熟である、などの理由があります。

 

この問題への対策としては、チェックリストを徹底的に活用することです。

事前にその日にやるべきことのリストを作ることで、集中力も上がるし、

余計な事をしてしまうケースも減るので生産性の向上ができます。

 

さらに、そのリストにあること以外はその日にはやらないようにすること。

これによって、あなたの仕事やあなたの行動自体を効率化することができます。

 

(2)仕事を抱えすぎている

次から次へとタスクを増やし続けていれば、どれだけ効率が良くても

いつかはパンクしてしまいます。

 

この問題を解決するには、無闇にタスクを増やしすぎないということです。

そのためには「自分にとって本当に重要なことは何か?」を見極めることです。

あなたやあなたのビジネスを成長させるために本当に重要なことは何か?

リソースを注ぎ込むべき部分はどこか?

ということを考え、それ以外のタスクに関しては無闇に増やさないようにします。

難しい判断を必要とされることもありますが、継続的に考える価値の

あることです。

 

(3)時間が足りない

予定を増やしすぎるということをしてしまった結果、自分のタスクを

全部終わらせることができないというケースもあります。

この問題を解決するために知っておかなければならないことは、

「スケジュールの白紙は予定がないという意味ではない」ということです。

 

白紙の時間は予定にない仕事やタスクが詰まっていると考えるようにします。

白紙があるからといって予定を一杯の状態にしてしまうと、新しいタスクが

増えたり、思っているよりタスクの処理に時間がかかった場合など、

すぐにパンクしてしまいます。

 

余白の時間を意図的に残しておき、何があってもスムーズに対応できる

ようにしておくことが大切です。

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3.効率を上げる公式

物事の効率を上げるためには、効率を上げるための公式を知っている

必要があります。

ここでの効率とは「目標へ最短ルートで進む」ということです。

 

その公式とは「効率の良さ = 想像力 × 整理整頓のレベル」です。

 

重要なのはこの式は掛け算であるということ。

どちらかが高かったとしても、片方が0であれば、0になってしまいます。

つまり、両方の要素をバランス良く向上させていくことが大切なのです。

 

素晴らしいアイデアや創造性があったとしても、整理整頓ができて

いなければ最大の効率を発揮することはできません。

逆に、整理整頓がきちんと出来ていたとしてもアイデアや創造性を

発揮しないのであれば最大の効率を発揮することはできないのです。

 

ちなみに、アイデアや創造性といったものは先天的なものではなく、

絶えず学び続けることでレベルアップできるスキルです。

つまり、最大の効率を発揮するためには学び続けるという習慣を

身につけることも非常に大切です。

 

また、整理整頓のレベルを向上させるためには、自分の仕事のシステムを

改善していくことが重要です。

たとえばメールを処理するという部分1つとっても、自分なりのシステムを

作ることです。

メールをチェックする時間を明確に定め、すぐに返せるメールはこういう風に

扱う、時間のかかりそうなメールはこういう風に扱う、というように

ルールを決めておけばメールに関する処理もシステムとして機能します。

 

このように何事に関してもシステムを作っていくと、自分でコントロール

できるようになり、仕事も順調に動き始めるようになります。

4.整理整頓のレベルを向上させることがビジネスの成功に直結する

効率を上げるための公式は「想像力 × 整理整頓のレベル」です。

具体的に整理整頓のレベルが上がるとどうなっていくのでしょうか?

 

整理整頓力 = 人生のコントロール力

 

整理整頓のレベルが上がると、自分の労力を純粋に注ぐべきポイントに

集中して注げるようになります。

逆に、整理整頓されていない状態では、たとえば必要な資料がすぐに

見つからなかったり作業をしようと思った時にデスクがぐちゃぐちゃだったり、

というような理由から生産性が著しく低下してしまいます。

 

だからこそ、効率良く成功していくためには整理整頓をすることが

必要不可欠なわけです。

では、整理整頓のレベルを向上させていくと、さらに具体的にはどのような

効果があるのでしょうか。

 

それには、次のようなものがあります。

・毎日予定していたことを完了させることができる

・日々のやるべきことが明確になるので、自分が今どんな状況かも明確になる

・メール、書類、電話などへの対応が最短で終わる

・時間が長くかかるプロジェクトや取り組みがあっても、確実に前に進め、

最短のパターンでそれをやり遂げることができる

・本当に重要なことと、重要そうに見えるが重要ではないことの区別が

簡単になり、より重要なことにフォーカスできる

・「いつかやろう」と思っていてそのままほったらかしになる、

というような事がなくなる

 

つまり、整理整頓のレベルを上げ、効率を上げていくことで自分の人生自体

をコントロールできるようになっていくということです。

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5.「ファーストタスク」という考え方

マニャーナの法則には、自主的な仕事にはファーストタスクの考え方を

当てはめるという考えがあります。

 

ファーストタスクとは、今最も進めたい仕事のことで、なおかつこれを

毎日一番最初にやろうという考えのことです。

 

やるべき事を、確実にやるためのルール

本当にやりたいと思っていることや、やるべきだと思っていることというのは、

不思議と先送りになってしまいがちなものです。

これはメールや書類の処理、誰かからの頼まれごとなど毎日急かされる

タスクが多数存在しているためです。

そのため、重要ではあるが緊急ではないようなタスクはついつい後回しに

なってしまうのです。

 

ですから、強制的に毎日行うようにします。

しっかり時間を取ることができれば理想ですが、物理的に厳しいなら

少しだけでもOKです。

 

ここではまずは「少しずつでも頻繁に行う」ということが大事で、

ほんの少しでも取り組めば実際に前に進んで行きます。

前に進みさえすればいつかはやり遂げる事ができるわけですから、

まずは取り組むということ自体が大切なのです。

 

とにかく短時間だろうが不恰好だろうが「やる」ということにフォーカス

するようにしします。

 

短時間でも問題なし

ただし、中には休みの日も必要でしょうし、休暇だってあるかと思います。

そういう日はお休みをしても問題ありません。

しかし、できない日は前もって決めておくようにします。

その日の気分でやる・やらないを決めるようになるとグダグダになって

しまいます。

 

ただし、気分が乗らないから今日は5分だけ、というのはOKです。

ここでは、とにかく「やる」ことが重要ですから。

重要なのは、やるタイミング

そしてもう1つ重要なのは、それを毎日強制的に行うということに加えて

1日の最初にやる」というルールを設けることです。

 

なぜなら、ファーストタスクとなるタスクは、たいていの場合本人にとって

新しいことだったりチャレンジだったりします。

明確なルールを決めていないとついつい毎日やり慣れたタスクに

逃げてしまい、「今日は忙しかったから明日からやろう」という風に

思ってしまうのです。

 

そして、いつしか毎日がその繰り返しになってしまって、いつまでも

ファーストタスクが手がけられることはない…というような事態になって

しまいます。

 

ファーストタスクは極力その日の一番最初に取り組むタスクとして

扱うようにします。

これだけで、自分にとって本当に重要なことを確実に前に進めていく

ことができるようになります。

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6.少しずつ頻繁に取り組む事が成功への近道

時間を有効活用するための大事な習慣の1つに、「少しずつ頻繁に行う」

というものがあります。

 

なぜなら、頻繁に行っていればその行為自体に慣れて最適化・効率化が

簡単に行われますし、学んだ内容や取り組んだ内容を継続的に消化し

続けることができるため、自身のスムーズなレベルアップも図れます。

さらには、長期間取り組むことで有益なアイデアも浮かびやすい土壌ができる。

 

逆に、一気にまとめてガっとやってしまって、その後また数ヶ月開けて

またやる、ような事になると、その時には以前やったときの事は体でも

頭でもほとんど覚えていないので、何度も「はじめて」に近い状況で

それをやらなければいけない事になってしまい、非常に効率が悪いのです。

 

また、そのような状況ではやった内容を消化し、自分の体に染み込ませて

いくことは難しいのです。

スポーツでも音楽でも、1ヶ月に1度の長時間練習よりも毎日少しずつ

練習したほうが身についていきやすいですね。

 

これは、頻繁にやり続ける方が単純に体が慣れていくためです。

アイデアというのは、長期間にわたってそれに関わり続けることで、

ある時ふと出てきたりするものなので、短期詰め込み式なやり方では、

非常に相性が悪いのです。

 

時間を最高の形で活用していきたいと思うなら、自分がやろうとしている

ことについては少しずつ頻繁に行うようにします。

それは、なんらかの執筆活動でもいいですし、運動でもいいですし、

勉強でもいいですし、何かの練習でもいいですし、なんでもそうです。

 

この原則を取り入れることで、どんどん成功に近づいていくことができます。

 

7.マルチタスクVSシングルタスク

時間を最高の形で活用していくためには、マルチタスクよりも

シングルタスクで物事を進めていくべきです。

マルチタスクは色々手がけるので効率的になっている気分になりますが、

実際に自分が使えるエネルギー量は一緒です。

 

マルチタスクをしてしまうと自分のエネルギー量を分散させて、

それぞれに取り組むことになってしまい、結局は遅くなってしまうことの

方が多いのです。

 

それよりも1つの物事に集中し、それが出来たら次に進むという方法を

使ったほうが遥かに早く成功できるようになります。

ただ、現代社会ではやるべき事に思えることが非常に多く、ハッキリと

意識していないとシングルタスクを貫くことは難しいです。

 

そこで、シングルタスクを徹底するための対策として、今マルチタスクに

慣れてしまっている人は練習をしていくことが大切です。

最初は簡単にできる事や早くできる事に限定してシングルタスクを

実践し、「シングルタスクを実行すること」自体に慣れていくようにします。

 

これを繰り返し、徐々にシングルタスクで取り組むタスク自体もヘビーな

ものにしていくことで、無理なくシングルタスク脳に切り替えていくことが

できます。

 

8.「キリのいいところまでやって休む」が間違い

仕事にせよそれ以外のタスクにせよ、たいていの場合その間に休憩を

挟むかと思います。

しかし、実はこの休憩の取り方によって全体の効率が大きく変わる事は、

あまり知られていません。

 

では、どのように休憩を挟めばいいのかというと、

「キリのいいところまでやって休む」事をしないようにするというものです。

普通は、キリのいいところまでやってしまってそれから休憩と考えてしまい

がちですが、実はこれは逆効果で、中途半端なところで休憩に入った方が

全体で見れば効率的になります。

 

なぜかというと、途中で仕事お中断して休憩に入ると、無意識でも脳は

その仕事について考えているからです。

この状態になると、休憩中も脳は自動で続きはどう取り組み始めていく

のがいいか?という事を考えてくれます。

 

また、自分でも途中である事がわかっているため、休憩終わりに

「仕事に戻りたくない」ではなく「早く仕事に戻りたい」という心境になる。

この方法を上手に利用する事で、しっかり休みつつもハイスピードで、

物事を進めていく事ができます。

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